持原孝介「社内の書類をデジタル化したいけどシステム導入の予算がない」
こういった場合に、真っ先に試してほしいのがGoogleフォームです。
Googleアカウントがあれば無料で使えて、スマホからでも入力できる。難しい設定も不要で、今日から始められます。
Googleフォームとは
Googleが提供する無料のフォーム作成ツールです。質問・選択肢・チェックボックスなどを組み合わせて、入力フォームを自由に作れます。
回答はGoogleスプレッドシートに自動で集計されるため、Excelに手動で転記するといった手間が不要になります。
Googleアカウントさえあれば無料で使えます（Google Workspaceの有料プランは不要）。
こんな業務をデジタル化できる
日報・作業報告
現場スタッフが紙に手書きしている日報を、Googleフォームに置き換えるだけで集計・管理が劇的に楽になります。
スマホから入力できるので、現場から事務所に戻る前に報告を済ませられます。提出されたデータはスプレッドシートにリアルタイムで蓄積されます。
勤怠・休暇申請
出勤・退勤の記録、有給申請、残業申請。
紙で回している申請書をGoogleフォームに移すだけで、承認フローもメールで完結できるようになります。
備品・消耗品の発注申請
「コピー用紙がなくなったので注文してほしい」という連絡を口頭やメモでやり取りしている場合、Googleフォームで申請を一本化すると管理しやすくなります。
アンケート・満足度調査
顧客向けのアンケート、研修後の感想収集、社内の意見調査。
Googleフォームはこういった用途にも使えます。
QRコードを発行してその場でスマホから答えてもらう形式にも対応しています。
問い合わせ受付
ホームページに設置する問い合わせフォームとしても機能します。
送信された内容がメールで通知されるため、見逃しを防げます。
作り方：5分でできる日報フォームの例
- Googleドライブを開く
- 「新規」→「Googleフォーム」を選択
- タイトルを入力（例：「日報フォーム」）
- 質問を追加する
日報フォームの質問例
- 氏名（短文回答）
- 日付（日付形式）
- 本日の作業内容（段落形式）
- 作業時間（短文回答）
- 気になったこと・連絡事項（段落形式・任意）
- 右上の「送信」ボタンからURLまたはQRコードを取得して共有する
これだけです。回答はスプレッドシートに自動集計されます。
Googleフォームでできないこと
便利な反面、以下の用途には向きません。
- 複雑な承認フロー（上長→部長→経理の順に承認が必要な場合など）
- ファイルの添付が大量に必要な場合（添付自体はできますが管理が煩雑）
- セキュリティ要件が厳しい個人情報を大量に扱う場合
こういった用途には、kintoneやSmartHRなどの専用ツールが向いています。
AIとの組み合わせで更に便利に
Googleフォームで集めたデータをChatGPTに貼り付けて「この日報データから今月の傾向をまとめて」と指示すると、報告書の下書きが作れます。
Googleスプレッドシートの集計データとAIを組み合わせることで、週次・月次レポートの作成が大幅に楽になります。
まとめ
Googleフォームで0円デジタル化できる業務：
- 日報・作業報告
- 勤怠・休暇申請
- 備品・消耗品の発注申請
- アンケート・満足度調査
- ホームページの問い合わせ受付
まず「紙で処理している書類」を1つ見つけて、Googleフォームに置き換えてみるところから始めてください。使ってみると、想像以上にシンプルに作れます。
「具体的にどう作ればいいか分からない」という方はご相談ください。