宮崎の現場が変わる！明日から使える「AI文房具」3選【NotebookLMほか】

AIは「東京の大企業」だけのものか？

ニュースで「AI（人工知能）」の話題を見かけるたび、「すごい時代になったなぁ」と感じつつも、どこか遠い世界の話のように思えてしまう。
「うちのような宮崎の中小企業には、まだ早いんじゃないか」
「専門の知識がないと使いこなせないだろう」

そう感じるのは、ごく自然なことだと思います。
私自身、Web制作やデジタル関連の仕事をしていますが、最初はAIに対して「難しそう」というイメージがありました。

ただ、実際に日々の仕事で使ってみて気づいたことがあります。
今のAIは、魔法のような難しい技術ではなく、「誰でも使える、ちょっと賢い文房具」になっているということです。

特に、少ない人数で現場を回している宮崎の企業こそ、事務作業をAIに任せるだけで、かなり仕事が変わります。
今回は、専門知識がなくても明日から無料で始められる「AI活用法」を3つ紹介します。

1. 議事録作成の救世主：Google NotebookLM

まずおすすめしたいのが、Googleが無料で提供している「NotebookLM（ノートブック・エルエム）」というツールです。
これを使うと、会議後の「議事録作成」という地味に大変な作業から解放されます。

会議中はメモを取るのに必死で、肝心の話に集中できない。
終わった後は、ICレコーダーを聞き返しながら時間をかけてまとめる。
私は以前、1時間の会議の議事録を作るのに、同じく1時間以上かかっていました。

使い方はシンプル

NotebookLMの操作は本当に簡単です。
会議の録音データをアップロードして、「議事録を作ってください」と指示するだけ。
すると、AIが数分で内容を分析し、「決定事項」「ToDo（やること）」「次の予定」などをきれいに整理してくれます。

単なる文字起こしではなく、内容を理解してまとめてくれるのがすごいところです。

宮崎弁でも大丈夫？

「宮崎弁や専門用語は認識してくれるの？」と心配になるかもしれません。
今のAIは文脈（話の流れ）を理解する力がかなり高くなっています。
「てげ（とても）」や「やじ（だよね）」といった方言が混じっていても、前後の会話から意味を汲み取って、きちんとした文章にしてくれます。

実際に、県内の介護事業所や教育関係の研修で実演したところ、「え、こんなにできるの！」ととても驚かれました。
書類作成に追われている現場の方にこそ、試してみてほしいツールです。

2. 移動時間を「仕込みの時間」に変える：音声入力活用

車社会の宮崎では、移動時間がどうしても長くなりがちです。
往復2時間の運転、ただ音楽を聴いて終わりではもったいない。

車の中がメモ帳になる

私は車で移動している時、思いついたアイデアや日報の下書きを、スマホの音声入力でメモするようにしています。
iPhoneのメモ帳やGoogle Keepを立ち上げて、話しかけるだけです。

「〇〇建設様との打ち合わせ報告。先方からは工期短縮の要望あり。次回は代替案を提示する」

こう話した内容が、そのまま文字になります。
多少の誤変換は気にしません。事務所に戻ってから、そのメモをChatGPTなどのAIに渡して、「これを日報の形に整えて」とお願いすればOKです。

帰ってから疲れた体でイチから文章を考えなくていい。
これだけで、残業が減ってプライベートの時間を確保しやすくなります。

3. ベテランの知恵を資産にする：マニュアル作成支援

地方の中小企業でよくある悩みが、「技術の継承」です。
ベテラン社員の方の頭の中にはすばらしいノウハウがあるのに、それが言葉になっていないから若手に伝わらない。
マニュアルを作ろうにも、日々の業務に追われて後回しになってしまう。

箇条書きメモが「教科書」になる

ここでもAIが力を発揮します。
ベテランの方に、作業の手順を箇条書きでメモしてもらう。もしくは、口頭で説明したものを録音して文字にする。
それをAIに入力して、「新入社員にも分かるように、丁寧なマニュアルにしてください」と頼むだけです。

AIが専門用語に解説を加えたり、手順を分かりやすく並べ替えたりして、読みやすいマニュアルに仕上げてくれます。
「教えるのが苦手」という職人さんの知恵を、会社の資産として残せるようになるのです。

私が失敗から学んだ「3つの注意点」

ここまで良い面を中心にお伝えしましたが、AIも万能ではありません。
私自身もいくつか失敗してきたので、これから始める方が同じ轍を踏まないよう、注意点も共有します。

1. デジタルの基本を確認する

NotebookLMを使う時、一番痛いのは「録音ができていなかった」というミスです。
ボタンを押し忘れた、スマホの容量がいっぱいだった。
AI以前の問題ですが、意外とよくあります。道具に頼るからこそ、最初の準備は人間がしっかり確認する必要があります。

2. 録音のマナーを守る

会議を録音する時は、必ず相手の方に「議事録を正確に残したいので、AIを使って記録してもいいですか？」と一言お断りを入れてください。
無断での録音はマナー違反ですし、トラブルの元になります。
誠実に伝えると、むしろ「最新の取り組みですね」と興味を持ってもらえることも多いです。

3. 「丸投げ」せず「具体的」に頼む

AIにお願いする時（プロンプトと言います）は、具体的に指示を出すのがコツです。
ただ「要約して」と言うだけだと、AIも何が重要か判断しきれません。

• 「決定事項と、誰がやるかをリストアップして」
• 「懸念点を箇条書きにして」

こんな風に、「何を知りたいか」をはっきり伝えるだけで、出力の質がぐっと上がります。

まずは「無料の文房具」として触ってみる

少子高齢化が進む宮崎だからこそ、少しでも業務の負担を減らすことは大事です。
ただ、そのために大きなコストをかける必要はありません。
お手持ちのスマホやPCで、無料で使える範囲から始めてみてください。

失敗しても、お金がかかるわけではありません。
ボールペンや電卓と同じように、「ちょっと仕事を助けてくれる道具」として気楽に使ってみる。それだけで十分です。

「使い方がよく分からない」「導入のサポートをしてほしい」という場合は、お気軽にご相談ください。
宮崎県内であれば、直接お伺いしてご説明することも可能です。
一緒に、宮崎の現場をもっと働きやすくしていきましょう。