持原孝介「会議のあと、議事録を書くのが地味につらい・・・」
そう感じている方は多いと思います。特に管理職やリーダー層は、会議が多い分だけ議事録の負担も大きい。
実はこれ、ChatGPTを使えば大幅に楽になります。
僕は宮崎市介護支援専門員連絡協議会や五ヶ瀬町教頭会でのAI研修で、このやり方をデモとして見せるたびに会場の空気が変わります。「これは使える」と感じてもらえる、入門として最もわかりやすい活用例の1つです。
費用は0円。スマホとChatGPTの無料アカウントがあれば今日から始められます。
全体の流れ
- 会議中にスマホで音声を録音する
- 録音データをテキストに変換する
- テキストをChatGPTに貼り付けて議事録にしてもらう
これだけです。慣れれば作業時間は5〜10分以内に収まります。
ステップ1：会議中にスマホで録音する
スマホの標準ボイスメモアプリで十分です（iPhone：ボイスメモ、Android：レコーダーなど）。
会議が始まったら録音をスタートして、終わったら停止するだけ。特別な準備は必要ありません。
注意点
録音前に参加者の同意を得るのがマナーです。「後で議事録を作るために録音します」と一言伝えてから始めてください。
ステップ2：録音データをテキストに変換する
録音ファイルをそのままChatGPTに読み込ませることもできますが（有料プランのみ）、無料で行う場合はGoogleドキュメントの音声入力機能が使えます。
Googleドキュメントで文字起こしする方法
- GoogleドキュメントをPCで開く
- メニューから「ツール」→「音声入力」を選ぶ
- マイクのアイコンをクリックして録音音声をスピーカーで流す
精度は完璧ではありませんが、議事録の下書き素材としては十分なレベルです。
より精度が高い文字起こしが必要な場合は、「Notta」「Otter.ai」「Whisper」などの文字起こし専用サービスを使うと精度が上がります。無料プランのあるサービスも多いです。
ステップ3：テキストをChatGPTに貼り付けて議事録にする
文字起こしで得たテキストをコピーして、ChatGPTに次のように指示します。
プロンプト例
以下は会議の発言録です。これをもとに議事録を作成してください。
【フォーマット】
- 日時：
- 参加者：
- 議題：
- 決定事項：
- 次のアクション（担当者・期限）：
- その他共有事項：
【発言録】
（ここに文字起こしのテキストを貼り付ける）このプロンプトをコピーして使えます。フォーマットは自社に合わせて変えてください。
ChatGPTが数十秒で整理された議事録を生成します。あとは内容を確認して、固有名詞や数字を修正すれば完成です。
よくある質問
Q. 社内情報をChatGPTに入力して大丈夫？
ChatGPTのデフォルト設定では、入力した内容がAIの学習に使われる可能性があります。個人名、顧客名、機密情報はあらかじめ伏せてから貼り付けることをおすすめします。
学習無効化の設定ができます。また「ChatGPT for Businessのデータ設定」からオプトアウトすることも可能です。
Q. 文字起こしの精度が悪い
録音環境（マイクとの距離、雑音）が精度に大きく影響します。スマホを話している人の近くに置くと精度が上がります。また専用の文字起こしサービス（Notta等）を使うと格段に改善します。
Q. ChatGPTが事実と違う内容を書いてしまう
AIは入力されたテキストをもとに生成しますが、文字起こしの誤りや文脈の読み違いによって不正確な内容になる場合があります。必ず人間が確認・修正することが前提です。
まとめ
ChatGPTで議事録を作る流れをまとめると：
- スマホで録音（標準アプリでOK）
- Googleドキュメントなどで文字起こし
- ChatGPTにプロンプトごと貼り付けて整理してもらう
手書きや記憶頼りの議事録作成と比べて、時間は大幅に短縮されます。最初の1回だけ試してみると、その差がはっきり分かります。
「もっと詳しく知りたい」「社内でこのやり方を広めたい」という方は、研修や個別相談も承っています。